フリーランスとして活動していると、ありがたいことにお仕事の依頼をいただけるようになります。 しかし、すべての依頼を受けられるわけではありませんよね。
「今は他の案件でスケジュールがパンパンで受けられない…」 「提示された単価（予算）が安すぎて、赤字になってしまう…」 「自分の専門分野とは少し違う内容で、期待に応えられそうにない…」
こんな時、**「せっかく声をかけてもらったのに、断ったらもう二度と仕事が来ないんじゃないか」**と不安になり、返信の文章に何時間も悩んでしまうフリーランスは非常に多いです。
本記事では、クライアントの気分を害さず（角を立てず）、むしろ「丁寧でしっかりしたプロだな」と好印象を与えて**次につながる「案件のお断りメール」のテンプレート（例文）**をご紹介します。
理由別に3つのパターンを用意しましたので、そのままコピペしてご活用ください！
フリーランスがお断りメールを送る時の「3つの鉄則」
例文を見る前に、相手に嫌な思いをさせないための基本的なマナー（鉄則）を頭に入れておきましょう。
鉄則①：とにかく「早く」返信する（理想は24時間以内）
断るメールは気が重いので、つい後回しにしがちです。しかし、返信が遅れるほどクライアントは「他の人を探す時間」を奪われてしまい、大迷惑になります。受けられないと判断したら、即座に連絡するのが最大の誠意です。
鉄則②：まずは「感謝」を伝える
「ご依頼ありがとうございます」という感謝の言葉を必ず文頭に入れましょう。数いるフリーランスの中から、あなたを思い出して声をかけてくれたこと自体がありがたいことです。
鉄則③：理由は「具体的かつ、相手のせいにしない」
「単価が安すぎるから無理です」とストレートに言うのはNGです。「現在の私の基本料金と乖離があるため」「スケジュールがいっぱいのため」など、あくまで【自分の都合】として伝えるのが角を立てないコツです。
【コピペOK】お断りメールのテンプレート3選
よくある3つの「断る理由」に合わせて、コピペで使える例文を用意しました。状況に合わせて〇〇の部分を書き換えてお使いください。
パターンA：スケジュールがいっぱいで受けられない場合
最もよく使われ、相手も「それなら仕方ない」と納得しやすい王道の断り方です。
件名： ご依頼の件につきまして（〇〇〇〇）※あなたのお名前
本文： 〇〇株式会社 ご担当 〇〇様
いつもお世話になっております。フリーランスの〇〇です。 この度は、新規プロジェクト（※案件名）のお声がけをいただき、誠にありがとうございます。
せっかくのご依頼で大変恐縮なのですが、現在他の案件でスケジュールが埋まっており、ご提示いただいた【〇月〇日】までの納品に十分なリソースを確保することが難しい状況です。
万全の体制でクオリティの高いものをご提供できないと判断し、誠に残念ではございますが、今回はお引き受けを見送らせていただきたく存じます。
なお、【〇月中旬】以降であればスケジュールの調整が可能となります。 ご要件に合わず大変申し訳ございませんが、またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
[あなたの署名]
(💡 ポイント：いつからなら受けられるのか（〇月中旬以降など）を添えると、次の依頼に繋がる確率がグッと上がります。)
パターンB：単価（予算）が合わない場合
提示された報酬が低すぎる場合の断り方です。今後のためにも「自分の基準価格」をやんわりと伝えておくのがプロの対応です。
件名： ご依頼の件につきまして（〇〇〇〇）
本文： 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。 詳細なご依頼内容と諸条件のご提示、誠にありがとうございます。
お引き受けしたい気持ちは山々なのですが、ご提示いただいたご予算（〇〇円）ですと、現在の私の基本お見積り基準と合致せず、今回お受けすることが難しい状況です。
（※現在、同等のボリュームの案件は〇〇円〜でお受けしております。）
せっかくお声がけいただいたにもかかわらず、ご希望に添えず大変申し訳ございません。 もし今後、予算感の合う案件がございましたら、その際はぜひご協力させていただければと存じます。
何卒、ご理解いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
パターンC：自分の専門外・スキル不足の場合
「できそうに見えるけど、実は自分の専門ジャンルではない」案件を引き受けると、後で大炎上するリスクがあります。誠実に辞退しましょう。
件名： ご依頼の件につきまして（〇〇〇〇）
本文： 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。 新規案件のご相談、誠にありがとうございます。内容を拝見いたしました。
今回ご依頼の【〇〇に関する業務/テーマ】につきましては、私の専門領域から少し外れており、〇〇様が求めるクオリティを担保しきれない可能性が高いと判断いたしました。
そのため、大変心苦しいのですが、今回は辞退させていただきたく存じます。
せっかく私を見込んでお声がけいただいたのに、お力になれず誠に申し訳ございません。 私の得意とする【〇〇の分野】でお役に立てる機会がございましたら、ぜひまたお声がけいただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社のプロジェクトの成功を心よりお祈り申し上げます。
まとめ：上手な断り方は、あなたの「価値」を上げる
フリーランスになりたての頃は「仕事を断る＝仕事がなくなる」という恐怖感があるかもしれません。
しかし、プロの世界では全く逆です。 自分のキャパシティや専門性をしっかり把握し、無理な時は「丁寧かつ迅速に断れる」人こそが、クライアントから**「自己管理ができている信頼できるプロ」**として評価されます。
今回ご紹介したテンプレートを活用して、相手への感謝を伝えつつ、自信を持ってスマートにお断りのメールを送ってみてくださいね。
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